Use 〜と言っていました to tell the listener what another person said to you earlier. You are passing on that person's words as a message or as information. The speaker of the original words is usually a third person, not you. When you want someone to carry your message to another person, use 〜と伝えていただけませんか or 〜と伝えてください.
§1Structure
[Person] は / が + plain form + と言っていました. Verb plain form (遅れる / 行かない / 行った), い-adjective plain form (おいしい / おいしかった), な-adjective + だ (暇だ), noun + だ (日曜日までだ). Exact words can also be quoted in 「」. Casual: 〜と言っていた / 〜って言ってた. To ask someone to pass on a message: [person] に + plain form + と伝えていただけませんか / と伝えてください.
§2Examples
田中さんは今日の会議に少し遅れると言っていました。
たなかさんはきょうのかいぎにすこしおくれるといっていました。
Mr. Tanaka said he would be a little late for today's meeting.
リンさんは来週の旅行には行かないと言っていました。
リンさんはらいしゅうのりょこうにはいかないといっていました。
Linh said she isn't going on next week's trip.
医者は何と言っていましたか。
いしゃはなんといっていましたか。
What did the doctor say?
母が、あのレストランはおいしかったと言っていたよ。
ははが、あのレストランはおいしかったといっていたよ。
My mother said that restaurant was good.
山田さんは明日は暇だと言っていました。
やまださんはあしたはひまだといっていました。
Mr. Yamada said he is free tomorrow.
店の人は、セールは日曜日までだと言っていました。
みせのひとは、セールはにちようびまでだといっていました。
The shop clerk said the sale is until Sunday.
すみませんが、山田さんに、10分ぐらい遅れると伝えていただけませんか。
すみませんが、やまださんに、じゅっぷんぐらいおくれるとつたえていただけませんか。
Excuse me, but could you please tell Mr. Yamada that I'll be about ten minutes late?
部長に、明日は休むと伝えてください。
ぶちょうに、あしたはやすむとつたえてください。
Please tell the department manager that I will be absent tomorrow.
§3Common mistakes
- Wrong form of a な-adjective or noun before と. ✕ 山田さんは暇なと言っていました ✕ 明日は休みのと言っていました → ○ 暇だと言っていました ○ 休みだと言っていました. In a plain-form quotation, な-adjectives and nouns take だ.
- Changing the tense inside the quotation as in English ('He said he was busy'). If Mr. Tanaka's words were 忙しいです, pass them on as 田中さんは忙しいと言っていました. ✕ 忙しかったと言っていました would mean that his words were 'I was busy'.
- Using と言っていました for your own words. This pattern normally passes on another person's words. To report what you yourself said, use と言いました: ○ 私は先生に「明日休みます」と言いました. 私は明日休むと言っていました usually sounds strange as a simple report of your own statement.
§4How it's different from similar grammar
- 〜と言いました (said: the act of saying)
- と言いました reports the act of saying as one event in the past: 子どもは「いただきます」と言いました (The child said 'Itadakimasu'). と言っていました is used when you pass the content on to the listener because it is useful for them now: 田中さんは3時に来ると言っていました (Mr. Tanaka said he would come at three — so please expect him then).
- 〜そうです (hearsay: I heard that ...)
- Both pass on information. と言っていました names the person and shows that you heard the words from that person: 山田さんは来月国へ帰ると言っていました (Mr. Yamada said he is going back to his country next month). そうです only shows that the information came from somewhere, such as a person, the news, or a book: 山田さんは来月国へ帰るそうです (I heard that Mr. Yamada is going back to his country next month).
§5How this shows up on the JLPT
In grammar-form questions, check the form before と: plain form, with だ after a な-adjective or noun (休みだと言っていました). In sentence-building questions (the ★ type), keep the order [person] は + [message] + と + 言っていました. For a message request the order is [person] に + [message] + と + 伝えていただけませんか. In listening (especially the questions where someone leaves a message on the phone or at the office), you must catch who said it, who should receive it, and what the content is: the person before は / が is the one who said it, and the person before に is the one who receives the message.
§6Quick check (3 questions)
1. Read the sentence: リンさんは、田中さんが来月国へ帰ると言っていました。 Who is going back to their country?
リンさんは、たなかさんがらいげつくにへかえるといっていました。
2. Which sentence correctly says 'The shop clerk said that tomorrow is a holiday (the shop is closed)'?
3. This morning Mr. Tanaka said to you: 「あしたのパーティーに行きます」. Pass his words on to a friend: 田中さんは明日のパーティーに＿＿と言っていました。
「あしたのパーティーにいきます」 たなかさんはあしたのパーティーに＿＿といっていました。