〜ことにしている

Verb dictionary form + ことにしている (読むことにしている). Verb ない form + ことにしている (食べないことにしている). Polite: 〜ことにしています. Past habit: 〜ことにしていた / 〜ことにしていました.

• 夜9時を過ぎたら、何も食べないことにしている。

  よるくじをすぎたら、なにもたべないことにしている。

  I make it a rule not to eat anything after 9 p.m.

• 休みの日は、仕事のメールを見ないことにしています。

  やすみのひは、しごとのメールをみないことにしています。

  On my days off, I make it a rule not to look at work e-mail.

• 田中さんは、健康のために何かすることにしていますか。

  たなかさんは、けんこうのためになにかすることにしていますか。

  Mr. Tanaka, is there anything you make a point of doing for your health?

• 学生のころは、寝る前に日記を書くことにしていました。

  がくせいのころは、ねるまえににっきをかくことにしていました。

  When I was a student, I made it a rule to write in my diary before going to bed.

• 父は日曜日の夜は必ず家族と食事をすることにしている。

  ちちはにちようびのよるはかならずかぞくとしょくじをすることにしている。

  My father makes it a rule to always have dinner with the family on Sunday nights.

• お金をためたいので、今年は新しい服を買わないことにしているんです。

  おかねをためたいので、ことしはあたらしいふくをかわないことにしているんです。

  I want to save money, so this year I'm making it a rule not to buy new clothes.

• Using 〜ことにしている for a rule that other people decided (a school, a company, a country). ✗ 日本では、車は道の左側を走ることにしている。 → ○ 日本では、車は道の左側を走ることになっている。 Use 〜ことにしている only when the person in the sentence made the rule for himself or herself.
• Using it for something that simply happens to you and that you did not decide. ✗ 私は冬になると、よくかぜをひくことにしている。 → ○ 私は冬になると、よくかぜをひく。 The pattern needs an action you choose to do or not to do.
• Putting the た form before こと to talk about a habit. ✗ 毎朝歩いたことにしています。 → ○ 毎朝歩くことにしています。 For a habit, use the dictionary form or the ない form. (〜たことにする is a different expression that means 'to treat something as if it had happened'.)

〜ことにする (decide to do)

〜ことにする / 〜ことにした reports the decision itself, at one point in time: 来月からジムに通うことにした (I have decided to start going to the gym next month). 〜ことにしている says that the decision is already a habit you keep: 週に2回ジムに通うことにしている (I make it a rule to go to the gym twice a week). If you decided only today and have not started yet, 〜ことにした is the natural choice.

〜ことになっている (it is the rule / it is arranged that)

〜ことにしている is a rule you made for yourself: 私は家ではたばこを吸わないことにしている (I make it a rule not to smoke at home). 〜ことになっている is a rule, custom, or schedule decided by others or by a group: この建物の中ではたばこを吸ってはいけないことになっている (The rule is that you must not smoke in this building). する shows your own will, and なる shows that it was decided outside your will.

In N3 grammar questions, 〜ことにしている often appears as a choice together with 〜ことになっている, 〜ようにしている, and 〜ことにした. Check who made the rule (the speaker → ことにしている; a school or company → ことになっている) and look for words of habit such as 毎日, 必ず, or いつも. In sentence-ordering questions, remember that the order is always verb + こと + に + して + いる. In reading passages, it tells you about the writer's own lifestyle or policy.