〜ことになっている

Verb dictionary form + ことになっている (出すことになっている). Verb ない form + ことになっている (使わないことになっている). It also follows 〜てもいい and 〜てはいけない (入ってはいけないことになっている). Polite: 〜ことになっています. Past: 〜ことになっていた / 〜ことになっていました.

• 会議は毎週月曜日の10時から行うことになっています。

  かいぎはまいしゅうげつようびのじゅうじからおこなうことになっています。

  The meeting is supposed to be held from 10 o'clock every Monday.

• 明日の午後、駅でお客さんと会うことになっている。

  あしたのごご、えきでおきゃくさんとあうことになっている。

  It has been arranged that I will meet a client at the station tomorrow afternoon.

• テストの間は、辞書を使わないことになっています。

  テストのあいだは、じしょをつかわないことになっています。

  The rule is that we do not use dictionaries during the test.

• この町では、燃えるごみは何曜日に出すことになっていますか。

  このまちでは、もえるごみはなんようびにだすことになっていますか。

  In this town, on what day are we supposed to put out burnable garbage?

• 昨日は3時に田中さんと会うことになっていたが、田中さんは来なかった。

  きのうはさんじにたなかさんとあうことになっていたが、たなかさんはこなかった。

  I was supposed to meet Mr. Tanaka at 3 o'clock yesterday, but he did not come.

• 日本では、お酒は20歳から飲んでもいいことになっている。

  にほんでは、おさけははたちからのんでもいいことになっている。

  In Japan, the rule is that you may drink alcohol from the age of 20.

• 来月から大阪の支店で働くことになっています。

  らいげつからおおさかのしてんではたらくことになっています。

  It has been decided that I will work at the Osaka branch from next month.

• Using 〜ことにしている for a rule of a school, a company, or society. ✗ この図書館では、本は2週間で返すことにしています。 (said by a user of the library) → ○ この図書館では、本は2週間で返すことになっています。 している is for a rule you made for yourself; なっている is for a rule decided by others.
• Using it for a habit that you chose freely. ✗ 私はコーヒーが好きなので、毎朝飲むことになっています。 → ○ 私はコーヒーが好きなので、毎朝飲むことにしています。 With ことになっている, the listener understands that someone else decided it.
• Using the ます form or the て form before こと. ✗ 9時に集まりますことになっています。 ✗ 9時に集まってことになっています。 → ○ 9時に集まることになっています。 Use the plain dictionary form or the ない form before こと, even in polite speech.

〜ことになる (it has been decided that)

〜ことになった reports a new decision, at the time it is made: 来年から制服が変わることになった (It has been decided that the uniform will change from next year). 〜ことになっている describes a rule or plan that already exists and continues: この学校では制服を着ることになっている (At this school we are supposed to wear a uniform). Use なった for news, and なっている to explain how things are.

〜ことにしている (make it a rule to)

Both describe a rule that continues now, but the person who decided is different. 〜ことにしている is the speaker's own rule: 私は夜10時に寝ることにしている (I make it a rule to go to bed at 10). 〜ことになっている is a rule from outside: この寮では夜10時に電気を消すことになっている (In this dormitory the lights are supposed to be turned off at 10).

In N3 grammar questions, 〜ことになっている is tested against 〜ことにしている and 〜ようになっている. Words such as この学校では, 会社の規則で, 法律で, or 日本では point to a rule decided by others, so choose ことになっている. In sentence-ordering questions the fixed order is verb + こと + に + なって + いる, and 〜てはいけない or 〜てもいい can come before こと. In reading passages and notices it marks a rule or a fixed schedule, so it helps you answer 'What must people do?' questions.